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市場環境
現有市場上的產品均是針對于普通文件、檔案文件的相關管理，與機要保密室的業務需求存在比較大的差異。
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應用系統
現行的應用系統無法滿足法律法規要求，不適用于機要保密室的管理。（不是國產設備）
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聚焦差異
目前大多數單位對于機要保密文件管理都聚焦在制度建設的研究和出現問題解決的對策上，參照保密法律法規和相關保密要求，各自發揮，容易造成管理誤區，缺乏實際可操作的、有效落地的、針對性的解決方案。
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工作開展
工作人員身兼數職，難免會出現工作滯后或遺漏現象，到了自檢自查時就必須花費大量時間和人力去追溯和補充等。對于機要保密文件管理工作中，很多的間都放在文件的查找、歸還、整理上。
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系統運行于純國產化計算機環境下，滿足國家保密法律法規和相關保密要求，滿足保密業務實際需求，是基于安全可靠技術平臺之上的一套綜合業務系統。
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利用物聯網、人臉識別、生物指紋識別、RFID技術，對文件管理、資產管理、人員管理等多項進行全生命周期管理，實現機要保密工作的科學化、規范化、智能化、精準化、簡單化。
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通過信息化手段實現業務需求規范化、解放繁瑣工作，防范人工管理容易造成的失誤、延遲，從而實現高效率管理，提升保密工作的安全性，做到“事前有計劃、事中可監控和事后能溯源”。
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收文登記
實現自動讀取文件關鍵信息，減少人工錄入工作量，快速登記收文。
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報傳成批
選取需要呈批的文件生成二維碼文件處理箋，打印后呈有關領導批閱，實現批閱內容掃描存檔。
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借閱傳閱
自動生成二維碼借閱單或傳閱單，通過人臉識別、指紋或電子簽名的方式實現無紙化借閱登記。
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解密銷毀
自動識別回收文件，通過人臉識別、指紋或電子簽名實現快速回收登記，回收提醒，確保文件回收工作完結。
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收文登記
對資產的基本信息進行登記，利用設備二維碼卡片對設備的使用狀況進行跟蹤，同時設備卡片的附卡記錄設備的全生命周期信息，如︰領用、調撥、租賃記錄等。
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資產領用
領用資產時，填寫領用資產的原因、使用人員、領用的資產類型及名稱等。通過身份確認后，管理員從資產庫中選擇相應的資產，填寫領用部門和領用人，審批完成后辦理領用手續，系統自動存儲相關信息到資產檔案中。
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資產維保
對資產進行維修或保養后，記錄維保的具體日期與情況，系統自動將維修保養信息存檔到系統資產檔案中。
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資產銷毀
根據資產的狀況形成集中報廢銷毀統計，系統將銷毀載體進行登記造冊，形成銷毀記錄，根據需要導出相應的銷毀列表，上報統一銷毀。
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人員登記
對涉密人員進行相關身份登記，可選涉密人員現場拍照、錄入指紋或居民身份證掃描，以此作為人臉身份識別與生物指紋識別的基礎數據，提供身份認證。
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進出監控
對進出人員識別登記、進出文件識別登記和人員與所持文件的對應權限匹配判斷，按照系統設定的規則做出對應的反應。
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單機版軟件
適用于涉密計算機環境中，定期通過介質上報相關數據，實現系統數據同步。
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網絡版軟件
適用于電子政務內網，通過VPN隧道或者加密機進行系統數據同步。
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可選硬件
信息交互終端
RFID智能保密文件柜